TANGSEL — Pemerintah Kota Tangerang Selatan(Tangsel) melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) terus memperkuat sistem tata kelola arsip berbasis digital.
Sekretaris Dispusip Tangsel, Tomi Patria Edwardy menegaskan, bahwa transformasi kearsipan dilakukan secara bertahap dengan mengedepankan keamanan dokumen serta integrasi sistem nasional.
Menurutnya, digitalisasi difokuskan pada arsip vital dan dokumen yang memiliki nilai sejarah penting bagi daerah. Sementara itu, arsip konvensional dengan masa retensi tertentu tetap disimpan di depo arsip.
“Arsip yang sudah konvensional dan memiliki retensi biasanya kita simpan di depo. Namun untuk arsip vital yang memiliki nilai sejarah, itu harus kita digitalisasi, kita scan dan kita alih mediakan,” kata Tomi, saat ditemui di Gedung Pemerintah Kota(Puspemkot), pada Rabu 4 Maret 2026.
Tomy menjelaskan, meskipun dialihkan ke bentuk digital, dokumen asli tetap dipertahankan sebagai arsip autentik. Dengan demikian, keamanan fisik tetap terjaga sekaligus memiliki salinan digital sebagai cadangan.
“Jadi fisiknya aman, tetapi kita punya copy dalam bentuk digital,” jelasnya.
Dalam proses tata persuratan dan pengelolaan arsip, Pemkot Tangsel menggunakan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi), sistem resmi dari pemerintah pusat yang terintegrasi secara nasional.
Tomi menjelaskan, Setiap surat masuk kini langsung terdokumentasi secara digital sejak awal proses. Setelah dokumen diunggah dan mendapat persetujuan (approve), sistem secara otomatis menyimpannya dalam basis data lengkap dengan barcode sebagai identitas dokumen.
“Masuknya digital itu ketika proses pertama kali sudah di-ACC. Dokumennya langsung tersimpan dalam sistem. Jadi kita menuju paperless, dokumen lebih akurat dan bisa dibuka kapan saja,” paparnya.
Tomi menambahkan, sistem Srikandi memiliki kelengkapan data yang memuat informasi dokumen berdasarkan tahun, jenis, hingga pihak terkait. Bahkan, integrasi tersebut memungkinkan data kearsipan daerah dapat diakses oleh Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai ketentuan yang berlaku.
Selain Srikandi, Pemkot Tangsel juga memiliki sistem internal bernama Maker. Namun, menurutnya, sistem tersebut masih terbatas karena hanya menyimpan dokumen tanpa pengarsipan menyeluruh dan belum terintegrasi penuh.
“Maker itu sifatnya satu arah. Dia menyimpan, tetapi tidak mem-file-kan secara lengkap seperti Srikandi. Kalau mau hard copy harus diprint terlebih dahulu,” terangnya.
Oleh sebab itu, penggunaan Srikandi dinilai sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan sistem kearsipan daerah tanpa perlu membuat aplikasi baru.
Lebih lanjut, Tomi menyampaikan, bahwa digitalisasi secara masif ditargetkan mulai berjalan pada 2027. Untuk mendukung hal tersebut, pihaknya mendorong kesiapan perangkat digitalisasi, termasuk sarana pemindaian dan penyimpanan data.
Selain itu, aspek keamanan data juga menjadi perhatian utama. Dispusip memastikan adanya sistem cadangan (backup) untuk mengantisipasi risiko gangguan siber.
“Kita harus punya backup di sini. Jangan sampai ketika ada gangguan di luar, arsip kita hilang semua,” tegasnya.
Di sisi lain, Tomi juga meminta, agar kelurahan dan kecamatan memiliki pemetaan arsip yang jelas sehingga tidak terjadi kekosongan dokumen penting di tingkat wilayah.
Dengan langkah ini, Pemkot Tangsel berharap tata kelola arsip semakin modern, aman, serta efisien, tanpa menghilangkan dokumen fisik sebagai bukti autentik sejarah dan administrasi pemerintahan daerah.
Syarat dan Ketentuan Penulisan di Siaran-Berita.com :
Setiap penulis setuju untuk bertanggung jawab atas berita, artikel, opini atau tulisan apa pun yang mereka publikasikan di siaran-berita.com - Syarat dan Ketentuan - Kebijakan Privasi - Panduan Komunitas - Disclaimer
