Keprotokolan sebagai Wujud Ketertiban dan Profesionalisme dalam Pelaksanaan Kegiatan Resmi di Lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan

JAKARTA – Keprotokolan merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan kegiatan resmi pemerintahan. Pelaksanaan upacara bendera, pelantikan dan pengambilan sumpah jabatan, serah terima jabatan, penyambutan tamu, kunjungan kerja pimpinan, rapat resmi, penandatanganan kerja sama, hingga peringatan hari besar nasional membutuhkan pengaturan yang sistematis agar berlangsung tertib, lancar, khidmat, dan profesional.

Di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan, keprotokolan memiliki peran strategis dalam mendukung kelancaran tugas kedinasan dan kegiatan pimpinan. Keprotokolan bukan sekadar penyusunan susunan acara atau tugas pembawa acara, melainkan rangkaian kegiatan yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan. Ketiga hal tersebut juga merupakan ruang lingkup utama keprotokolan berdasarkan UU Nomor 9 Tahun 2010.

Landasan Hukum Pelaksanaan Keprotokolan

Pelaksanaan keprotokolan secara nasional berlandaskan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Undang-undang tersebut mengatur penyelenggaraan keprotokolan dalam acara kenegaraan dan acara resmi, terutama mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan. Aturan tersebut berlaku dalam konteks penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu sesuai kedudukan masing-masing.

Pelaksanaan UU Nomor 9 Tahun 2010 kemudian dijabarkan lebih lanjut melalui Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2018 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan. Kedua peraturan tersebut menjadi dasar nasional bagi penyelenggaraan kegiatan keprotokolan di instansi pemerintahan.

Pada tingkat internal kementerian, pengaturan tersebut diperkuat melalui Keputusan Menteri Imigrasi dan Pemasyarakatan Republik Indonesia Nomor M.IP-50.OT.02.02 Tahun 2025 tentang Keprotokolan di Lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan, yang ditetapkan di Jakarta pada 13 November 2025. Keputusan tersebut menetapkan aturan keprotokolan sebagai pedoman seluruh unit kerja, baik di tingkat pusat maupun daerah.

Dengan demikian, pelaksanaan keprotokolan di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan memiliki dasar hukum berjenjang, yaitu UU Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, PP Nomor 39 Tahun 2018 tentang Pelaksanaan UU Keprotokolan, dan secara khusus Keputusan Menteri Imigrasi dan Pemasyarakatan Nomor M.IP-50.OT.02.02 Tahun 2025 tentang Keprotokolan di Lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.

Jenis dan Ruang Lingkup Keprotokolan di Lingkungan Kemenimipas

Dalam penerapannya, terdapat beberapa bidang atau jenis kegiatan keprotokolan yang diatur di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan. Pengaturan tersebut tidak hanya berkaitan dengan pelaksanaan upacara, tetapi juga mencakup tata tempat, penghormatan, kunjungan, pakaian dinas, dan atribut petugas protokol. Berdasarkan sistematika Kepmenimipas Nomor M.IP-50.OT.02.02 Tahun 2025, ruang lingkupnya meliputi hal-hal berikut.

1. Tata Upacara

Tata Upacara merupakan aturan mengenai pelaksanaan upacara dalam acara resmi. Di lingkungan Kemenimipas, bidang ini meliputi pedoman umum Tata Upacara, Upacara Bendera, Upacara Bukan Upacara Bendera, serta susunan acara pada upacara bukan upacara bendera.

Upacara bendera menjadi salah satu contoh paling nyata penerapan keprotokolan. Pelaksanaannya membutuhkan pengaturan terhadap inspektur upacara, komandan upacara, perwira upacara, peserta, pembawa dan pembaca naskah, serta pembawa acara. UU Nomor 9 Tahun 2010 juga membedakan acara resmi dalam bentuk upacara bendera dan bukan upacara bendera.

2. Tata Tempat

Tata Tempat merupakan pengaturan mengenai posisi dan urutan penempatan seseorang dalam acara resmi berdasarkan jabatan, kedudukan, dan kapasitas kehadirannya.

Dalam pedoman internal Kemenimipas, pengaturannya mencakup urutan penempatan dalam acara resmi yang melibatkan pimpinan kementerian, pejabat negara, pejabat pemerintahan, tokoh masyarakat, pejabat tingkat pusat, pejabat pada kantor wilayah dan direktorat jenderal, pejabat di Unit Pelaksana Teknis, mantan pejabat, pejabat yang mewakili, pejabat yang menjadi tuan rumah, serta pasangan pejabat dalam konteks yang diatur pedoman.

3. Tata Penghormatan

Tata Penghormatan berkaitan dengan aturan pemberian penghormatan kepada seseorang sesuai jabatan dan kedudukannya. Dalam acara resmi, penghormatan dapat berkaitan dengan penggunaan Bendera Negara, Lagu Kebangsaan, perlakuan keprotokolan, tata penyambutan, dan bentuk penghormatan lain sesuai ketentuan. UU Nomor 9 Tahun 2010 menempatkan Tata Penghormatan sebagai salah satu dari tiga ruang lingkup pokok keprotokolan.

4. Keprotokolan Kunjungan

Pedoman Kemenimipas juga mengatur kegiatan kunjungan. Cakupannya meliputi jenis-jenis kunjungan, pelaksanaan kunjungan kenegaraan, kunjungan tamu asing, kunjungan kerja, serta pengaturan kunjungan pimpinan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.

Dalam pelaksanaannya, kegiatan kunjungan memerlukan persiapan berupa penyusunan agenda, pengaturan penerimaan dan penyambutan, pendampingan tamu, tata tempat, pengaturan kendaraan dan pergerakan rombongan, koordinasi dengan unit tujuan, serta pengaturan pelepasan tamu.

5. Penggunaan Pakaian Dinas dalam Kegiatan Protokoler

Penampilan dan keseragaman petugas menjadi bagian dari profesionalisme pelaksanaan keprotokolan. Karena itu, pedoman Kemenimipas turut mengatur penggunaan pakaian dinas dalam pelaksanaan tugas keprotokolan.

Penggunaan pakaian dinas perlu disesuaikan dengan sifat kegiatan, tingkat formalitas acara, serta ketentuan kedinasan yang berlaku.

6. Penggunaan Atribut Protokol

Pedoman internal juga mengatur atribut protokol. Atribut tersebut berfungsi mendukung identifikasi petugas yang menjalankan tugas keprotokolan dan membantu koordinasi selama pelaksanaan kegiatan resmi.

7. Pengaturan Papan Nama Instansi

Keprotokolan Kemenimipas juga mencakup pengaturan penulisan papan nama instansi Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan. Pengaturan ini penting untuk menciptakan keseragaman identitas kelembagaan dan ketertiban administrasi pada unit kerja kementerian.

Upacara sebagai Implementasi Nyata Keprotokolan

Salah satu bentuk penerapan prinsip keprotokolan yang paling jelas dapat dilihat dalam pelaksanaan upacara resmi. Upacara memerlukan koordinasi yang terstruktur sejak tahap perencanaan hingga evaluasi.

Sebelum kegiatan dilaksanakan, petugas protokol perlu memastikan susunan acara, kesiapan lapangan, formasi peserta, posisi pejabat dan tamu undangan, mimbar upacara, perlengkapan, sistem suara, kesiapan seluruh petugas, jalur kedatangan pimpinan, hingga mekanisme apabila terjadi perubahan situasi.

Dalam pelaksanaan upacara, setiap unsur memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Inspektur upacara bertindak sebagai pejabat tertinggi dalam upacara, sementara komandan upacara memimpin jalannya pasukan atau peserta. Perwira upacara memastikan kesiapan keseluruhan rangkaian kegiatan, sedangkan pembawa acara bertugas menyampaikan urutan acara secara jelas dan tepat.

Prinsip keprotokolan juga terlihat dari pengaturan tempat. Posisi pimpinan, pejabat, tamu undangan, dan peserta harus diatur sesuai dengan ketentuan. Hal ini penting karena tata tempat merupakan bentuk penghormatan terhadap jabatan dan kedudukan seseorang.

Pentingnya Profesionalisme Petugas Protokol

Keberhasilan kegiatan resmi sangat dipengaruhi oleh kemampuan petugas yang menjalankan fungsi keprotokolan. Petugas protokol dituntut memiliki pemahaman terhadap regulasi, kemampuan komunikasi, ketelitian, disiplin, kemampuan berkoordinasi, serta kesiapan menghadapi perubahan situasi.

Seorang petugas protokol perlu mengetahui susunan organisasi, nama dan jabatan pejabat, urutan tata tempat, susunan acara, tata penghormatan, jalur pergerakan pimpinan, dan mekanisme koordinasi dengan petugas keamanan, dokumentasi, perlengkapan, serta unsur pendukung lainnya.

Kesalahan kecil, seperti kekeliruan menyebut nama atau jabatan, kesalahan penempatan pejabat, ketidaktepatan urutan acara, maupun keterlambatan koordinasi dapat memengaruhi kualitas pelaksanaan kegiatan. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi melalui pembekalan, simulasi, gladi kotor, gladi bersih, dan evaluasi kegiatan menjadi penting.

Pelaksanaan dan pengawasan terhadap penerapan aturan keprotokolan Kemenimipas dikoordinasikan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan selaku Pembina Keprotokolan di lingkungan kementerian. Ketentuan ini menegaskan bahwa pelaksanaan keprotokolan membutuhkan pembinaan dan pengawasan agar standar dapat diterapkan secara konsisten pada seluruh unit kerja.

Melalui penerapan UU Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan, PP Nomor 39 Tahun 2018 tentang Pelaksanaan UU Keprotokolan, serta Kepmenimipas Nomor M.IP-50.OT.02.02 Tahun 2025, pelaksanaan kegiatan resmi di lingkungan Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan diharapkan semakin tertib, terkoordinasi, profesional, dan memiliki standar yang seragam.

Keprotokolan pada akhirnya merupakan bagian dari wajah organisasi. Tata Upacara yang tertib, Tata Tempat yang tepat, Tata Penghormatan yang sesuai, pelayanan kunjungan yang profesional, serta penampilan petugas yang disiplin merupakan satu kesatuan yang mencerminkan kualitas tata kelola Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan.

Oleh: Chelsea Phatricia Prity Yoku – Politeknik Imigrasi dan Pemasyarakatan Indonesia, Jurusan Ilmu Pemasyarakatan

Syarat dan Ketentuan Penulisan di Siaran-Berita.com :
Setiap penulis setuju untuk bertanggung jawab atas berita, artikel, opini atau tulisan apa pun yang mereka publikasikan di siaran-berita.com - Syarat dan Ketentuan - Kebijakan Privasi - Panduan Komunitas - Disclaimer