Pelaksanaan Kegiatan Pembelajaran Karang Taruna Pengabdian Kepada Masyarakat

Perkembangan teknologi komputer dan perangkat lunak membuat proses administrasi semakin mudah dan terstruktur. Aplikasi perkantoran seperti Microsoft Office serta platform kolaborasi digital Google Workspace kini menjadi kebutuhan penting dalam mengelola informasi, data, dan laporan keuangan.

Karang Taruna sebagai organisasi kepemudaan yang aktif menyelenggarakan kegiatan sosial dan budaya, termasuk perayaan 17 Agustus, sering menghadapi kendala terkait pencatatan anggaran dan laporan dana. Minimnya kemampuan anggota dalam mengoperasikan aplikasi digital menyebabkan pencatatan masih dilakukan secara manual sehingga muncul beberapa masalah, seperti:

• Ketidaksesuaian perhitungan pemasukan dan pengeluaran.

• Laporan keuangan tidak lengkap atau sulit dipahami.

• Kurangnya transparansi dan akuntabilitas kepada masyarakat.

• Arsip kegiatan tidak terdokument dengan baik.

Kondisi ini menunjukkan perlunya peningkatan literasi digital bagi anggota Karang Taruna guna mendukung sistem pengelolaan keuangan yang lebih efektif, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Permasalahan Dari Mitra

Berdasarkan observasi awal dan diskusi bersama pengurus Karang Taruna Pondok Aren, ditemukan beberapa permasalahan utama:

A. Minimnya Pengetahuan Teknologi

• Sebagian besar anggota belum familiar dengan Microsoft Excel maupun Google Sheet.

• Proses pengumpulan data kegiatan masih menggunakan catatan manual.

• Kurangnya pemahaman mengenai penyimpanan berbasis cloud.

B. Sistem Pencatatan Keuangan yang Tidak Terstruktur

• Tidak ada template baku untuk laporan pemasukan dan pengeluaran.

• Bukti transaksi tidak terdokumentasi secara konsisten.

• Kesulitan menelusuri histori kegiatan keuangan sebelumnya.

C. Transparansi dan Akuntabilitas Belum Optimal

• Laporan kegiatan tidak selalu dipublikasikan kepada warga.

• Tidak ada format evaluasi pasca kegiatan yang terstandarisasi.

Solusi yang Ditawarkan

Untuk menjawab permasalahan tersebut, tim mahasiswa UBSI menawarkan beberapa solusi yang dapat diterapkan secara berkelanjutan:

A. Penyediaan Template Keuangan Berbasis Digital

• Template Google Sheet untuk pencatatan harian kegiatan.

• Formulir Google Forms untuk input data pemasukan/pengeluaran oleh panitia.

• Format laporan keuangan Excel lengkap dengan rumus otomatis (SUM, IF, Pivot Table).

B. Pelatihan Microsoft Office dan Google Workspace

• Pelatihan dasar dan lanjutan Microsoft Excel (rumus, tabel, filtering, grafik).

• Pelatihan Google Sheet untuk pencatatan berbasis cloud.

• Pelatihan Google Forms untuk membuat formulir kegiatan seperti:

  • Form pengajuan dana,

  • Form pemasukan donasi,

  • Form laporan pengeluaran panitia.

C. Pendampingan Pembuatan Laporan Keuangan Kegiatan

• Mahasiswa membantu menyusun laporan keuangan contoh dari kegiatan sebelumnya.

• Simulasi pembuatan laporan kegiatan 17 Agustus menggunakan data percobaan.

• Pembuatan arsip digital yang bisa diakses pengurus melalui Google Drive.

Metode Pelaksanaan

Kegiatan ini dilaksanakan melalui beberapa tahap utama:

1. Observasi Lapangan

• Meninjau lokasi sekretariat Karang Taruna Pondok Aren.

• Mewawancarai ketua, bendahara, dan anggota untuk mengetahui kondisi riil pengelolaan keuangan.

• Mengidentifikasi fasilitas yang tersedia (komputer/laptop, koneksi internet, perangkat arsip).

2. Sosialisasi dan Penyuluhan

Materi sosialisasi meliputi:

• Pengenalan Microsoft Office dan Google Workspace.

• Penjelasan pentingnya pencatatan keuangan digital.

• Demonstrasi penggunaan Google Forms untuk input transaksi.

• Contoh penyusunan laporan menggunakan Microsoft Excel dan Google Sheet.

3. Pendampingan Langsung

• Setiap mahasiswa mendampingi 1–2 anggota Karang Taruna.

• Praktik langsung membuat tabel keuangan.

• Simulasi input data kegiatan secara real time.

• Menyusun laporan akhir dan mengevaluasi kesalahan pencatatan.

4. Evaluasi dan Tindak Lanjut

• Memberikan pre-test dan post-test untuk mengukur peningkatan kemampuan.

• Mengumpulkan feedback pengurus Karang Taruna.

• Menyusun rekomendasi perbaikan jangka panjang.

Tim Pelaksana

Kegiatan ini dilaksanakan oleh 10 mahasiswa Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI) yang terbagi dalam beberapa divisi:

1. Koordinator Lapangan

   • Mengatur jadwal kegiatan dan komunikasi dengan pengurus Karang Taruna.

2. Divisi Materi & Pelatihan

   • Menyusun modul Microsoft Excel dan Google Workspace.

   • Menyiapkan template keuangan.

3. Divisi Dokumentasi & Publikasi

   • Mengambil foto, video, dan membuat laporan berita kegiatan.

   • Membuat naskah publikasi yang sesuai kaidah jurnalistik online (seperti gaya Detik.com).

4. Divisi Pendampingan Teknis

   • Memberikan bimbingan penggunaan aplikasi saat pelatihan.

   • Membantu membuat arsip digital Karang Taruna.

5. Divisi Evaluasi

   • Mengolah data kehadiran, pre-test, post-test, dan hasil praktik peserta.

Anggaran Kegiatan

Total anggaran kegiatan: Rp 400.000, digunakan untuk:

Seluruh pembelian dicatat transparan oleh bendahara tim dan dibagikan dalam laporan akhir kegiatan.

Landasan Penelitian

Beberapa penelitian relevan menunjukkan bahwa:

1. Organisasi masyarakat sering terkendala transparansi keuangan karena minimnya pencatatan berbasis digital.

2. Microsoft Excel dan Google Sheet terbukti meningkatkan akurasi serta efisiensi dalam pelaporan anggaran organisasi nirlaba.

3. Penggunaan Google Forms dan Google Drive membantu integrasi data real time sehingga meminimalkan kehilangan arsip.

4. Penguatan literasi digital merupakan faktor kunci untuk meningkatkan kompetensi masyarakat di era teknologi.

Dampak dan Manfaat Kegiatan

Program pengabdian ini diharapkan memberikan sejumlah manfaat:

A. Jangka Pendek

• Anggota Karang Taruna dapat membuat laporan keuangan secara mandiri.

• Pencatatan anggaran menjadi lebih rapi, terstruktur, dan minim kesalahan.

• Adanya template keuangan yang dapat digunakan setiap kegiatan.

B. Jangka Panjang

• Meningkatkan budaya transparansi kepada masyarakat.

• Memperkuat literasi digital di lingkungan pemuda Pondok Aren.

• Mengurangi risiko kecurangan, salah input, atau hilangnya data keuangan.

• Menjadi contoh praktik baik bagi Karang Taruna di wilayah lain.

Syarat dan Ketentuan Penulisan di Siaran-Berita.com :
Setiap penulis setuju untuk bertanggung jawab atas berita, artikel, opini atau tulisan apa pun yang mereka publikasikan di siaran-berita.com - Syarat dan Ketentuan - Kebijakan Privasi - Panduan Komunitas - Disclaimer